Управление проектами — преимущества, методы и важные аспекты

Каждый проект уникален, но у всех есть общие элементы: начало, завершение и команда, отвечающая за выполнение задачи в срок и в рамках бюджета, при этом учитывая ожидания заинтересованных сторон. Однако поддержание проекта в рамках запланированных сроков и бюджета без отклонений может быть серьёзной проблемой, которая при отсутствии должного контроля может препятствовать росту и успеху бизнеса.

Решение заключается в глубоком понимании управления проектами. Это знание помогает наладить более эффективное сотрудничество, управлять проектом от начала до конца и выявлять области для улучшения. Таким образом, бизнесы могут добиваться измеримых результатов и поддерживать свой рост. Управление проектами превращает потенциальные препятствия в возможности для инноваций и успеха.

Данный материал охватывает всё, что необходимо для запуска или оптимизации процесса управления проектами в вашем бизнесе.

Что такое управление проектами?

Управление проектами (PM — от английского Project Management) — это процесс или методология, которая направляет команду к успешному завершению проекта в срок и в рамках бюджета. Проектом считается любая совокупность связанных задач, результатов и мероприятий, которые вместе достигают одной цели.

Управление проектами — это динамический процесс, находящий применение в самых разных отраслях, от строительства небоскрёбов до координации гуманитарной помощи после стихийных бедствий. Это сочетание лидерства, стратегии и исполнения, адаптированное под конкретные задачи проекта. Универсального подхода здесь нет: каждый проект имеет свои цели, ресурсы и временные рамки, что требует от менеджера проекта постоянной адаптации стратегии под текущие условия.

В процессе задействованы различные роли: менеджер проекта, члены команды и заинтересованные стороны — как внутренние, так и внешние. Менеджер проекта ведёт проект к его целям, управляя ресурсами и сроками. Члены команды отвечают за выполнение задач, а стороны, в том числе клиенты, заинтересованы в результатах проекта. Для упрощения этого сложного процесса менеджеры часто используют программные инструменты для управления проектами, которые помогают визуализировать графики, организовать задачи и отслеживать прогресс.

Зачем нужно управление проектами?

Управление проектами — это важный инструмент для множества отраслей, от строительства до маркетинга.

Оно является катализатором высоких результатов, способствуя росту и развитию команд, повышению удовлетворённости клиентов и успешному завершению проектов. Рассмотрим несколько способов, как управление проектами помогает организациям:

• Эффективность. Управление проектами держит команды в фокусе. Это обеспечивает плавное выполнение задач, позволяя сосредоточиться на продукте, а не на процессе.

• Рост и развитие. Баланс между управлением и выполнением задач может быть сложным. Управление проектами освобождает пространство для команд, чтобы они могли сосредоточиться на выполнении своих задач, что способствует развитию навыков и росту сотрудников, а также снижению текучести кадров.

• Повышение производительности. Оптимизируя процесс реализации проекта, управление проектами высвобождает ресурсы, позволяя командам делать больше и достигать лучших результатов.

• Качество результатов. Своевременное выполнение проектов в рамках бюджета — это верный путь к удовлетворению клиентов. Когда командам предоставлены все условия для эффективной работы, клиенты получают лучшие результаты.

• Чёткая коммуникация. Эффективное управление проектами обеспечивает ясную и точную коммуникацию через одного контактного лица — менеджера проекта, который связывает внутренние команды с внешними заинтересованными сторонами.

• Гибкость. Хорошее планирование предполагает готовность к потенциальным проблемам. Управление проектами помогает учитывать как ожидаемые, так и неожиданные изменения, гарантируя, что проект будет продолжаться без сбоев.

• Организация. Определение сроков, ключевых этапов и бюджета проекта помогает предотвратить увеличение объёма задач и держит проект на правильном пути.

Основные составляющие управления проектами

Управление проектами — это многогранная дисциплина, требующая координации различных элементов для успешного завершения проекта. Существует несколько ключевых аспектов, которые считаются необходимыми для этого процесса:

• Управление интеграцией — координация различных стратегий для создания единого плана проекта.
• Управление содержанием — разделение проекта (декомпозиция) на более мелкие задачи и ключевые этапы.
• Управление временем — создание реалистичного графика выполнения проекта.
• Управление затратами — контроль бюджета проекта с учётом всех необходимых ресурсов
• Управление качеством — обеспечение соответствия проекта требованиям клиентазаказчика
• Управление ресурсами — оптимизация использования всех доступных ресурсов проекта
• Управление коммуникациями — поддержание постоянного общения между членами команды и заинтересованными сторонами
• Управление рисками — оценка потенциальных проблем и разработка планов их решения

Пять этапов управления проектами

Каждый проект, независимо от его масштаба или сложности, проходит через определённый жизненный цикл. Этот цикл делится на пять основных этапов, которые служат детализированным планом действий для менеджеров проекта. Эти этапы включают инициацию, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, а также завершение.

1. Начало

Этап начала — это отправная точка любого проекта. На этом этапе менеджер определяет видение проекта, ставит чёткие цели и получает одобрение от заинтересованных сторон. Два ключевых результата этого этапа — это устав проекта и реестр участников. Уровень детализации и форма представления информации может разниться в зависимости от объемов и сложности проектов, но в любом случае должна содержать:

• Описание цели проекта, список заинтересованных лиц, потенциальные риски, необходимые ресурсы и зависимости.
• Список участников или групп, которых затрагивает проект, их уровень влияния и стратегию коммуникации с каждым из них.

2. Планирование

На этапе планирования менеджер проекта разрабатывает детализированный план действий. Этот план служит ориентиром, описывая шаги, необходимые для достижения поставленных целей.

В ходе планирования менеджер сотрудничает с внутренними командами для понимания их возможностей и организует все детали. Этот этап критически важен, так как он закладывает фундамент для всего проекта.

3. Реализация

Этап реализациии — это тот момент, когда план проекта начинает воплощаться в жизнь. Этот этап часто вызывает наибольшее внимание, так как проект обретает реальные очертания, однако требует внимательного руководства со стороны менеджера проекта.

На этом этапе менеджер проекта сосредотачивается на развитии команды, взаимодействии с участниками, управлении качеством и непрерывной коммуникации. В этот же период распределяются ресурсы и контролируются расходы.

4. Мониторинг и контроль

На этапе мониторинга и контроля менеджер проекта отслеживает прогресс выполнения проекта. К этому моменту команда должна быть обеспечена необходимыми ресурсами и иметь чёткое представление о конечной цели.

В ходе мониторинга менеджер проекта тщательно следит за сроками, расходами, производительностью и качеством работы команды. Программные решения для управления проектами могут быть особенно полезны на этом этапе, так как они позволяют выделять предстоящие сроки или превышение бюджета.

5. Завершение

Этап завершения — это финальная стадия жизненного цикла проекта. Он включает не только формальное закрытие задач, но и ряд важных действий:

• Официальная передача проекта заинтересованным лицам.
• Проведение итогового совещания с командой для обсуждения успехов и проблем.
• Архивирование всех документов, связанных с проектом, для последующего использования.
• Признание успехов команды.

Типы управления проектами

Методологии управления проектами предлагают структурированный подход к их реализации, каждая из которых обладает уникальными принципами и практиками.

Waterfall (Водопадная модель) Методология Waterfall представляет собой последовательный подход к управлению проектами, где каждая фаза завершается до начала следующей, что напоминает каскад. Этот метод позволяет на ранних этапах выявлять ошибки и эффективно контролировать объем проекта, предотвращая задержки, вызванные расширением объема работ.

Agile (Гибкая методология) Изначально разработанная для команд разработчиков, методология Agile обрела популярность в различных бизнес-секторах. Agile делит проект на небольшие задачи, которые выполняются в короткие итерации в течение всего жизненного цикла проекта. Подкатегории Agile включают Scrum и Kanban. Преимущество Agile заключается в эффективном использовании ресурсов и способности быстро адаптироваться к возникающим вызовам или изменяющимся требованиям клиентов.

Lean (Бережливое управление) Методология Lean адаптирована из японских процессов бережливого производства и направлена на повышение эффективности. Она основана на цикле непрерывного улучшения для оптимизации производительности и устранения потерь, включая нематериальные ресурсы, такие как время и усилия. Принципы Lean часто сочетаются с методологиями Agile для повышения эффективности управления проектами.

Kanban (Канбан) Канбан, происходящий из бережливого производства, был внедрён в различных отраслях. Он акцентирует внимание на визуализации и оптимизации рабочих процессов для повышения эффективности и производительности. Работа представляется в виде карточек или «канбанов» на визуальной доске, где колонки обозначают этапы выполнения задач. Основной акцент делается на ограничении количества задач в процессе (Work in Progress, WIP) для уменьшения узких мест и улучшения потоков работы. Канбан способствует прозрачности, сотрудничеству и гибкости, делая его популярным выбором для команд, ищущих адаптивный подход к управлению проектами.

Scrum (Скрам) Scrum — это гибкая методология, которая делает акцент на итеративную и инкрементальную разработку. Он базируется на самоорганизующихся, кросс-функциональных командах, которые работают в коротких итерациях, называемых «спринтами». Владелец продукта представляет интересы стейкхолдеров и поддерживает актуальность списка задач (product backlog), в то время как Scrum-мастер помогает команде следовать принципам Scrum. Scrum выделяется своей гибкостью, прозрачностью и командной работой, с регулярными обзорами и ретроспективами, направленными на постоянное улучшение как продукта, так и внутренних процессов команды.

Six Sigma (Шесть сигм) Шесть сигм — это методология управления проектами, заимствованная из производства и ориентированная на непрерывное улучшение. Она использует статистическое моделирование для снижения количества ошибок в повторяющихся процессах. Несмотря на частые сравнения с Lean, методология Six Sigma фокусируется на снижении количества ошибок, тогда как Lean нацелена на устранение потерь. Многие компании внедрили комбинированный процесс Lean Six Sigma, учитывая их взаимодополняющие принципы.

Critical Path (Метод критического пути) Метод критического пути — это стратегия управления проектами, используемая для планирования сроков. Она предполагает идентификацию всех задач, определение времени, необходимого для выполнения каждой, и выявление взаимозависимостей между ними. Самая длинная цепочка зависимых задач становится «критическим путём» и в значительной степени определяет сроки проекта. Метод критического пути идеален для планирования графиков, поскольку помогает выявлять потенциальные узкие места, эффективно распределять ресурсы и создавать реалистичные временные рамки.

Создание сильной команды

Создание надёжной команды управления проектами является ключом к успеху любого проекта. Именно команда направляет проект, обеспечивая руководство, контроль и необходимую экспертизу.

Для формирования команды, которая эффективно взаимодействует и добивается результатов, важно учесть несколько ключевых аспектов:

Шесть основных аспектов сильной команды управления проектами:

• Планирование регулярных или запланированных встреч
• Определение уровня формальности, необходимого для встреч
• Решение, будут ли встречи проводиться лично, виртуально или в гибридном формате
• Организация системы для обмена и совместной работы с документами
• Определение места хранения документов и способа управления версиями
• Установление процессов для принятия решений и утверждений

После того как на проекте выстроена надежная система коммуникации, можно переходить к созданию команды. Вот несколько важных шагов:

• Привлекать таланты из разных отделов. Это обогащает команду различными точками зрения, навыками и знаниями, что позволяет обеспечить более комплексный подход к решению проблем и принятию решений.

• Тщательно выбирать менеджера проекта и чётко определятьйте его обязанности. Менеджер проекта играет ключевую роль в обеспечении успеха проекта, руководя командой, координируя работу, поддерживая эффективную коммуникацию и неся ответственность на всех этапах проекта.

• Поддерживать культуру «все участвуют». Это создаёт атмосферу сотрудничества, в которой каждый член команды активно вносит свой вклад в успех проекта. Такой подход не только повышает эффективность и производительность, но и формирует общее чувство ответственности

Эффективное управление проектами и достижение измеримых результатов

Управление проектами — это динамичная дисциплина, способная значительно повысить эффективность и производительность любой организации. Когда проекты тщательно планируются и грамотно управляются, команды работают более слаженно, а клиенты получают качественные результаты. Первый шаг к улучшению управления проектами в вашей организации — это найти компетентного менеджера проекта. Это может быть существующий член команды, обладающий необходимыми навыками и лидерскими качествами.

Опытный менеджер проекта, активное участие всех членов команды и культура сотрудничества создают прочную основу для успешного выполнения любого проекта.